Миграционный учёт в 1С:ЗУП 2026: как избежать штрафов до 500 000 рублей

Миграционный учёт иностранных граждан — обязанность принимающей стороны, закреплённая Федеральным законом № 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» от 18.07.2006. В 2026 году контроль в этой сфере продолжает усиливаться: вступили в силу новые формы уведомлений, развивается электронное взаимодействие с МВД, а цифровой профиль иностранного гражданина планируется к запуску до 30 июня 2026 года.

Штрафы за нарушения для юридических лиц достигают 500 000 рублей за каждого сотрудника, а за незаконное привлечение к труду — до 1 млн рублей. В этих условиях системный учёт иностранных работников перестаёт быть рекомендацией — становится необходимостью.

В этой статье мы разберём актуальные требования к миграционному учёту на май 2026 года, покажем, как возможности 1С:ЗУП помогают вести такой учёт системно и контролировать сроки, и предложим пошаговый план настройки этого участка.

Почему миграционный учёт в 2026 году — зона повышенного риска

Основная сложность миграционного учёта для работодателя — не в объёме документов, а в разнообразии требований. Сроки постановки на учёт зависят от гражданства сотрудника. Уведомления нужно подавать в МВД в строго установленные периоды. При этом ответственность за нарушение лежит на принимающей стороне — то есть на организации.

Если иностранец работает удалённо или проживает в арендованном компанией жилье, обязанность по уведомлению МВД также остаётся за работодателем. А с 1 сентября 2025 года за постановку иностранца на учёт по месту пребывания взимается госпошлина в размере 500 рублей.

Вывод: ошибка в расчёте срока, пропущенное уведомление или неверные данные в документе могут обойтись компании в несколько сотен тысяч рублей штрафа — и это за одного сотрудника. При массовом найме иностранцев санкции легко достигают многомиллионных сумм.

Штрафы за нарушения миграционного учёта в 2026 году

Ниже приведены актуальные размеры административной ответственности согласно КоАП РФ (в редакции 2026 года).

Важно: Штрафы начисляются за каждого иностранного сотрудника, по которому допущено нарушение. При массовом найме общая сумма санкций может достигать десятков миллионов рублей. Кроме того, предусмотрены дисквалификация должностных лиц, приостановление деятельности и внесение в реестр недобросовестных работодателей.

Изменения в миграционном законодательстве 2026 года

Ключевые изменения, действующие или ожидаемые в 2026 году:

1. Новая форма уведомления о прибытии. С 5 февраля 2025 года вступил в силу Приказ МВД России от 22.10.2024 № 628, которым утверждены изменения в формы уведомлений. Среди наиболее значимых нововведений — указание ФИО иностранного гражданина как кириллицей, так и латиницей«19†L9-L10». Представление уведомлений по «старым» формам влечёт административную ответственность по части 4 статьи 18.9 КоАП РФ«14†L24-L25».

2. Цифровой профиль иностранного гражданина. Указом Президента РФ от 09.07.2025 № 467 предписано создать государственный информационный ресурс «Цифровой профиль иностранного гражданина». Система должна быть запущена до 30 июня 2026 года«15†L11-L12». В профиль войдут данные о миграционном учёте, недвижимости, транспортных средствах, трудовой деятельности и налоговых обязательствах иностранцев в РФ«15†L13-L15». Доступ будет предоставляться через Единый портал госуслуг«15†L16-L17».

3. Сроки постановки на миграционный учёт остаются дифференцированными в зависимости от гражданства:

   • Общее правило: 7 рабочих дней

   • Граждане стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан): 30 календарных дней

   • Граждане Узбекистана и Таджикистана: 15 календарных дней

4. Электронное взаимодействие. На сегодняшний день через ЕПГУ можно подать заявления на получение более чем 10 государственных услуг в сфере миграции«16†L11-L13». Электронный формат подачи уведомлений становится всё более востребованным, хотя бумажный вариант сохраняется.

5. Госпошлина. С 1 сентября 2025 года за постановку иностранного гражданина на учёт по месту пребывания взимается госпошлина в размере 500 рублей«10†L3-L5».

Возможности 1С:ЗУП 3.1 для учёта иностранных сотрудников

Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 предоставляет стандартные возможности для корректного учёта иностранных работников, включая ведение сведений о гражданстве, документах, разрешениях на работу и визах«2†L12-L14».

Встроенного специализированного модуля «Миграционный учёт» в стандартной конфигурации 1С:ЗУП 3.1 нет — вся работа ведётся в общих кадровых документах с учётом особенностей статуса иностранца.

Какие данные об иностранных сотрудниках можно вести в 1С:ЗУП

При приёме иностранного сотрудника, как и для граждан РФ, применяется документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»)「2†L34-L36」

В карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») следует заполнить следующие данные：

• Вкладка «Личные данные»: гражданство, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, кем выдан)

• Вкладка «Трудовая деятельность» : поле «Статус иностранца» (постоянно или временно проживающий, временно пребывающий, высококвалифицированный специалист)「2†L23-L24」

• Данные о разрешительных документах: патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ (с указанием срока действия, региона действия и профессии)

• Миграционная карта: номер, дата въезда, цель въезда

• Адрес регистрации в РФ (для указания в уведомлениях)

Если организация использует внешние доработки к 1С:ЗУП для миграционного учёта, с их помощью можно настроить автозаполнение печатных форм уведомлений на основе данных из карточек сотрудников. Такая практика уже применяется на рынке: «сегодня компании используют „Госуслуги“ для ведения участка миграционного учёта, а до этого пользовались доработками к 1С:ЗУП для автозаполнения печатных форм»「5†L19-L21」

Что нужно знать о сроках уведомления МВД

Основной документ, который работодатель обязан подать в МВД на иностранного сотрудника, — уведомление о прибытии по установленной форме.

Сроки подачи уведомления о прибытии зависят от категории иностранного гражданина и места его проживания.

Согласно п. 20 Постановления Правительства РФ от 15.01.2007 № 9, принимающая сторона обязана уведомить МВД о прибытии иностранного гражданина не позднее 7 рабочих дней со дня его прибытия в место пребывания.

Для гостиниц и иных средств размещения действует сокращённый срок: уведомление должно быть направлено в течение 1 рабочего дня, следующего за днём прибытия.

Обязанность уведомления возникает, если иностранный гражданин находится в месте пребывания более 7 рабочих дней. Основанием для постановки на учёт является получение территориальным органом МВД уведомления установленной формы (Приложение № 4 к Приказу МВД России от 10.12.2020 № 856).

Контроль сроков — как его можно организовать в 1С

Хотя встроенной системы автоматических оповещений об истечении миграционных документов в 1С:ЗУП нет, контроль сроков можно организовать следующими способами:

• Вручную — вести отдельную таблицу (например, в Excel) с датами окончания патентов и разрешений на работу

• С помощью отчётов — настроить в 1С отбор по датам окончания разрешительных документов

• С использованием дополнительных отчётов и обработок — некоторые партнёры 1С предлагают готовые решения для контроля миграционных сроков (напоминания, календари, блокировки операций)

• Календарь кадровика — вносить ключевые даты в рабочий календарь для ручного контроля

Самый простой и доступный вариант — завести в компании единую таблицу контроля с датами:

• окончания миграционной карты (срок временного пребывания — обычно до 90 суток)

• окончания патента или разрешения на работу

• окончания срока постановки на миграционный учёт (7 рабочих дней с даты въезда)

• дат плановых проверок МВД

Пошаговая настройка учёта иностранных сотрудников в 1С:ЗУП (май 2026)

Подготовка: обновление платформы и конфигурации

Для стабильной работы с иностранными сотрудниками в 1С:ЗУП достаточно иметь актуальную версию конфигурации. Конкретных минимальных версий, обязательных для ведения миграционного учёта, нормативно не установлено. Однако рекомендуется поддерживать конфигурацию в актуальном состоянии, чтобы использовать все последние возможности программы (включая корректный расчёт НДФЛ для иностранцев — 13% или 30% — и страховых взносов).

Рекомендация: перед обновлением создайте резервную копию базы. Проверьте совместимость с используемыми отчётами и доработками. Если у вас нет штатного 1С-программиста, закажите профессиональное обновление 1С:ЗУП у нас — наши специалисты проведут обновление без потери данных.

Заполнение данных иностранных сотрудников

Чек-лист обязательных полей в карточке иностранного работника

Совет: ведите единую централизованную таблицу по всем иностранным сотрудникам с отметками о датах подачи уведомлений и сроках действия документов

Частые ошибки при ведении миграционного учёта и как их избежать

Ошибка в сроках подачи уведомления

Проблема: Кадровик путает сроки для разных категорий иностранцев: для гражданина Киргизии срок постановки на учёт составляет 30 календарных дней, а для гражданина Узбекистана — всего 15 календарных дней. Перепутав, можно пропустить срок и получить штраф до 500 000 рублей.

Решение: Заведите единую таблицу с актуальными сроками по каждой стране. На практике многие компании создают внутренний регламент, в котором перечислены сроки постановки на учёт для всех гражданств, с которыми работает организация.

Неполные данные в уведомлении

Проблема: В уведомлении о прибытии не указано ФИО иностранца латиницей. С 5 февраля 2025 года это требование стало обязательным«19†L9-L10». Если заполнить только кириллицей, уведомление не примут.

Решение: При заполнении данных сотрудника в 1С:ЗУП вносите в карточку и кириллический, и латинский вариант ФИО. При формировании уведомления с помощью внешних доработок или вручную сверяйтесь с актуальной формой (Приказ МВД № 628 от 22.10.2024). Избежать ручных ошибок поможет автоматическое заполнение форм на основе доработки 1С.

Пропуск даты окончания патента

Проблема: Патент иностранного сотрудника истёк, а компания продолжает начислять ему зарплату. Это уже нарушение статьи 18.15 КоАП РФ — привлечение к трудовой деятельности без патента.

Решение: Заведите отдельную таблицу контроля с датами окончания патентов и устанавливайте напоминания за 30, 14 и 3 дня. При истечении срока патента приостанавливайте начисление зарплаты до получения нового документа.

Когда стоит обратиться к экспертам по 1С:ЗУП

Самостоятельное ведение миграционного учёта возможно, но требует скрупулёзного внимания к срокам и документам. Комплексное внедрение 1С:ЗУП специалистами ЦРМ-Среда рекомендуется в следующих ситуациях:

Преимущества работы с ЦРМ-Среда:

• Аудит текущей конфигурации 1С:ЗУП (бесплатно)

• Настройка под ваш бизнес, а не «галочка»

• Гарантия на работы: исправим ошибки бесплатно в течение 30 дней

• Пост-сопровождение и оперативная поддержка

Миграционный учёт без штрафов — это реально

Миграционный учёт в 2026 году — это не бюрократическая формальность, а зона прямых финансовых рисков для бизнеса. Вот сравнение подходов:

• ✅ Обновить уведомления о прибытии до актуальной формы (Приказ МВД № 628 от 22.10.2024)

• ✅ Завести учёт всех иностранных сотрудников в единой базе (1С:ЗУП — оптимальное место)

• ✅ Создать таблицу контроля сроков с напоминаниями

• ✅ Проверить статус патента и разрешения на работу у каждого иностранца перед приёмом

• ✅ Учитывать уплату госпошлины 500 рублей за постановку на учёт с 1 сентября 2025 года

• ✅ Отслеживать запуск цифрового профиля иностранца (ожидается до 30 июня 2026 года)

Хотите проверить, правильно ли настроен учёт иностранных сотрудников в вашей 1С?